Jak dobrze zorganizować konferencję firmową w restauracji?
Konferencja to zazwyczaj ważne wydarzenie w każdej firmie, które poprzedzają długie, pieczołowite przygotowania. Poza programem konferencji i poruszaną tematyką niezwykle ważna jest cała otoczka, a zatem miejsce spotkania uzupełnione odpowiednim menu. W ostatnim czasie rosnącą popularnością cieszą się restauracje, w których coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się organizować konferencje firmowe. Jak zrobić to dobrze i o niczym nie zapomnieć?
Organizacja konferencji firmowej to niewątpliwie spore wyzwanie, które wymaga dużego zaangażowania, mnóstwa wykonanych telefonów czy zgrywania terminów. Dlatego osoby, które nie mają doświadczenia w organizacji tego typu wydarzeń, a nie chcą popełnić żadnego błędu lub przeoczenia, warto, żeby zapoznały się z poradami dotyczącymi tego, o czym należy pamiętać, aby konferencja zaliczała się do tych naprawdę udanych. W praktyce bardzo często takie wydarzenia łączą się także z mniej formalnymi spotkaniami przy stole, dlatego przed planowaniem całego dnia warto wiedzieć, czym jest biznes lunch i kiedy się odbywa, zwłaszcza jeśli część rozmów z partnerami ma mieć bardziej kameralny charakter.
Przemyślany wybór restauracji
Na konferencje zwykle zapraszane są osoby, które są przedstawicielami firm, z którymi chcemy współpracować lub które są ważne z punktu widzenia dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Nic zatem dziwnego, że staramy się wypaść jak najlepiej. A każdy zgodzi się chyba z tym, że pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie i tym samym wybór miejsca nie powinien być przypadkowy.
Wszystkich tych, którzy szukają idealnej lokalizacji na konferencję firmową w malowniczym otoczeniu, zapraszamy do zapoznania się z ofertą Na Skrajnej – restauracji położonej pośród sosnowego lasku. We wnętrzach obiektu znajdują się profesjonalne sale konferencyjne, w których mogą się odbywać zarówno małe spotkania biznesowe, jak i duże konferencje. Organizacja konferencji firmowych w tym miejscu to gwarancja obsługi na najwyższym poziomie oraz przytulnej i odpowiednio wyposażonej sali. Dodatkowym atutem jest pyszna, tradycyjna kuchnia polska, która serwowana jest wszystkim przybyłym na spotkanie. Warto też dodać, że restauracja Na Skrajnej ma bogate doświadczenie w organizowaniu spotkań branżowych i konferencji w plenerze, a konkretnie w ogrodach leśnych. W okresie letnim jest to świetna alternatywa dla tradycyjnych sal. Okoliczności przyrody sprawiają, że atmosfera będzie swobodna i przyjazna. Firmy, które myślą także o budowaniu relacji w mniej formalnym wydaniu, często łączą takie wydarzenia z dodatkowymi atrakcjami, dlatego warto sprawdzić również ofertę imprez integracyjnych w Warszawie.
Przed podjęciem decyzji o organizowaniu konferencji w danej restauracji zawsze warto sprawdzić o niej opinie oraz poszukać komentarzy wystawionych przez inne firmy, które mają za sobą organizację w danym miejscu podobnego wydarzenia. Dobrą praktyką jest też udanie się do lokalu, w celu spróbowania kilku pozycji z menu. Jeśli okażą się smaczne, wtedy będziemy mogli bez obaw zaprosić do niej biznesowych partnerów. Niewątpliwą przewagą konferencji firmowej w restauracji, zamiast na przykład w siedzibie firmy, jest to, że nie trzeba martwić się o dostosowanie przestrzeni oraz catering – czy przyjedzie on na czas i czy aby na pewno wszystko będzie ciepłe. Jeśli po konferencji planowane są dodatkowe rozmowy w mniejszym gronie, dobrym uzupełnieniem całego wydarzenia może być także restauracja na kolację biznesową w Warszawie, która pozwoli domknąć dzień spotkań w eleganckiej, bardziej kameralnej formule.
Wielkość sali adekwatna do liczby zaproszonych gości oraz jej kompleksowe wyposażenie
Sala, w której będzie odbywała się konferencja, musi być dopasowana do ilości spodziewanych uczestników. Zbyt mała przestrzeń może sprawić, że goście będą się czuli niekomfortowo. Z drugiej strony, nie powinna być one też zbyt duża, ponieważ wtedy będzie sprawiała wrażenie pustej, co z kolei może negatywnie wpłynąć na ogólny odbiór, utrudnić komunikację i nie sprzyjać networkingowi. Kolejna sprawa to wyposażenie sali. Obowiązkowo musi się w niej znajdować ekran z projektorem, dostęp do WiFi, profesjonalne nagłośnienie, dobre oświetlenie oraz flipchart. Standardem powinna być także klimatyzacja, która w upalne dni jest niezastąpiona. Bez niej trudno mówić o komfortowym udziale w prelekcjach i wystąpieniach.
Warto pamiętać, że dobrze przygotowana przestrzeń ma znaczenie nie tylko przy konferencji, ale także przy innych wydarzeniach firmowych. Dobrym przykładem są bankiety, wokół których narosło sporo błędnych przekonań, dlatego przed organizacją większego spotkania warto poznać 4 stereotypy o bankietach firmowych, które są już nieaktualne. Pozwala to lepiej dopasować formułę wydarzenia do realnych potrzeb firmy i gości.
Mała przerwa na kawę
Bez względu na planowaną długość trwania konferencji: czy ma być kilkugodzinna, całodniowa czy dwudniowa, w planie obowiązkowo musi być uwzględniona przerwa na kawę. Taka chwila oddechu sprawia, że poprawia się koncentracja uczestników i pozwala na wymianę wrażeń – zwłaszcza jeśli z filiżanką kawy można udać się do pięknego ogrodu. A taki właśnie posiada restauracja z kuchnią polską w Warszawie Na Skrajnej. Taka chwila relaksu z pewnością wprowadzi ożywienie i będzie mile widziana przez wszystkich zgromadzonych. W przerwie kawowej wystarczy, jeśli poza napojami, będą do wyboru drobne przekąski lub słodkości. W przypadku całodniowych konferencji przydadzą się minimum dwie takie przerwy.
Jeżeli konferencja ma bardziej roboczy charakter i zależy nam na spokojnej rozmowie przy stole, pomocne mogą być zasady opisane w artykule Biznes lunch – jak wygląda savoir-vivre spotkania. To szczególnie ważne wtedy, gdy wśród zaproszonych gości są partnerzy, klienci lub przedstawiciele zarządu. Dla organizatorów, którzy chcą dopracować taki element wydarzenia w każdym szczególe, przydatne będzie też zestawienie 5 zasad udanego biznes lunchu oraz inspiracje z tekstu 4 pomysły na biznes lunch w restauracji, które zaskoczą klienta.
Wydzielona strefa na konferencję
Restauratorzy z otwartymi rękami przyjmują klientów, którzy chcą zorganizować w ich obiekcie konferencje firmowe. Powód jest oczywisty, a mianowicie zysk. Jeśli osoba podpisująca umowę na wynajem lokalu nie jest dociekliwa, to istnieje ryzyko, że nie wszystko okaże się zgodne z oczekiwaniami. Mowa tutaj o tym, że nie każda restauracja dysponuje odpowiednimi warunkami do organizowania konferencji – trzeba mieć świadomość tego, że konieczna jest odrębna przestrzeń od reszty gości restauracyjnych.
Wymagana jest bowiem cisza i poczucie prywatności, które zapewnią komfort. Ponadto, przekazywane informacje powinny trafić wyłącznie do uszu zaproszonych uczestników, a nie osób postronnych. Do tego dochodzi wyposażenie, o którym wspominaliśmy już wcześniej, bez którego nie może się obyć żadna profesjonalna konferencja. Dlatego też, zanim dokonamy rezerwacji miejsca, upewnijmy się, czy na pewno jest ono odpowiednie na przeprowadzenie spotkania biznesowego o konkretnej randze. W grę wchodzi bowiem wysoka cena, którą stanowi wizerunek firmy, natomiast konferencja jest niczym innym, jak jedną z form prezentacji i reklamy.
Nie można też zapominać o dobrze przemyślanym menu. Przy wydarzeniach firmowych jedzenie nie jest jedynie dodatkiem, ale ważnym elementem doświadczenia uczestników, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji warto sprawdzić, jak wybrać menu na bankiet firmowy. Takie wskazówki przydają się również wtedy, gdy konferencja kończy się wspólną kolacją lub uroczystym poczęstunkiem. W sezonie zimowym wiele firm planuje podobne wydarzenia w bardziej świątecznej oprawie, dlatego dobrym kierunkiem może być także restauracja na wigilię firmową w Warszawie, jeśli spotkanie ma łączyć biznesowy charakter z mniej formalnym podsumowaniem roku.
Choć podczas konferencji firmowych najważniejsze są przekazywane treści, to jednak niemniej istotne jest miejsce spotkania oraz tzw. walory towarzyszące. Odznacza się nimi pięknie położona restauracja Na Skrajnej. To doskonałe miejsce, w którym można zorganizować zarówno małą konferencję firmową, jak i tę z dużym rozmachem. Pyszne jedzenie, profesjonalnie wyposażone sale zapewniające komfort oraz ogród, który pozwala odetchnąć w przerwie – wszystko to przemawia za restauracją Na Skrajnej i idealnie oddaje cechy dobrze zorganizowanej konferencji!
