Wyjątkowe przyjęcie okolicznościowe w plenerze. Jak je dobrze zorganizować?
Coraz silniejszym trendem w świecie przyjęć okolicznościowych jest organizowanie imprez plenerowych. Oczywiście naturalna sceneria nie ma sobie równych, a sama uroczystość może być naprawdę wyjątkowa. Jednak, by tak się stało, trzeba ją dobrze zorganizować. Warto zadbać o kilka istotnych szczegółów. Jakich? Sprawdź.
Wybierz odpowiednią lokalizację
Najpierw określ, gdzie chcesz urządzać biesiadę. Czy to ma być odosobniony teren przeznaczony typowo na imprezy plenerowe? Czy raczej miejsce, w którym dodatkowo znajdują się zabudowania, np. restauracja z kuchnią polską. Warszawa także ma kilka miejsc, które są odpowiednie na zorganizowanie wyjątkowego przyjęcia okolicznościowego w plenerze.
Chociaż wiele przestrzeni publicznych zezwala na organizowanie różnych uroczystości, jeśli zapragniesz przyjęcia w specyficznym miejscu, musisz się liczyć z przeszkodami. Będzie to wymagało formalnego złożenia do urzędu wniosku o pozwolenie na zorganizowanie imprezy. Dlatego lepiej jest wybrać lokalizację, w której nie musisz spełniać wymogów biurokratycznych.
Zwróć uwagę na porę roku
Organizując przyjęcia okolicznościowe w plenerze, należy zwrócić uwagę na czas, w którym będą się odbywały. Szczególnie w odniesieniu do opadów atmosferycznych i zmian temperatury. W zależności od rodzaju imprezy ważne jest, aby dostosować się do gości. Pamiętaj, że w upalne i suche lato ludzie zaproszeni na urodziny w ogrodzie, mogą czuć się bardzo niekomfortowo. W tym przypadku warto ocenić, o której godzinie odbędzie się przyjęcie. Najlepiej po godzinie 17:00, aby można było cieszyć się dniem, wieczorem i nocą, a przy tym nie zmagać się z upałem. Weź również pod uwagę odwrotną sytuację, czyli gdy na dworze będzie chłodno. Na pewno niskie temperatury czy opady deszczu nie sprzyjają udanej zabawie w plenerze.
Zadbaj o odpowiedni wystrój
Niezależnie od tego, czy jest to obiad po ślubie, bankiet, rocznica, jubileusz, impreza urodzinowa czy firmowa, trzeba zadbać o szczegóły. Oczywiście natura daje najpiękniejszą scenerię, zwłaszcza gdy teren wokół jest zadbany, ale bez dekoracji ani rusz. Czasami wystarczą subtelne detale, na przykład pokrowce na krzesłach, obrusy na stołach lub lampiony. Mile widziane są girlandy świetlne lub z balonów oraz świeże kwiaty. Na przyjęciach okolicznościowych w plenerze raczej unika się wyrafinowanych, kryształowych dekoracji. Głównie wykorzystuje się elementy z drewna, papieru i tkaniny, by pozostawić aranżację w lekkim stylu.
Pamiętaj, że wiele w kwestii wystroju zależy od rodzaju przyjęcia i tego, dla kogo jest ono organizowane. Para młoda, która pragnie wesela w stylu boho, będzie oczekiwała innych dekoracji niż prezes aranżujący event firmowy. Jeśli ma to być uroczystość dla dziecka, wystarczy użyć wyobraźni, wybrać styl i motyw zgodnie z preferencjami malucha. Jeśli na przykład mały solenizant lubi piłkę nożną, co powiesz na zorganizowanie mistrzostw dla niego i jego przyjaciół, aby mogli się swobodnie bawić?
Ustal odpowiednie menu
W przypadku posiłków i napojów również wiele zależy od charakteru imprezy. Do serwowania na firmowych przyjęciach plenerowych potrzebna jest specjalistyczna konstrukcja wysokich stołów i tzw. bufet szwedzki. Jeżeli ma to być uroczystość rodzinna, taka jak komunia czy chrzciny, trzeba zadbać o stabilne stoły i krzesła. W przypadku imprezy dla dzieci wystarczą niskie stoliki.
Trzeba także dokładnie przemyśleć menu oraz sposób podania posiłków i napojów. Rozważ dania ze świeżych produktów, które nie psują się szybko. W okresie letnim ważne jest również, aby mieć zróżnicowaną ofertę świeżych soków i napojów. Podczas mniej formalnych imprez sprawdzą się lekkie przekąski, przystawki i jedzenie w małych porcjach na raz. Wówczas goście mogą swobodnie podejść do bufetu, sięgnąć po to, na co mają ochotę i od razu skonsumować smakołyk.
Pomyśl o bezpieczeństwie i wygodzie gości
Jeśli impreza ma trwać do późna, teren musi mieć dobre oświetlenie. To ułatwi gościom korzystanie z otoczenia i zapewnia piękne zdjęcia. Warto również wprowadzać innowacje w postaci świec, lamp solarnych i innych elementów oświetleniowych, aby uczynić przestrzeń jeszcze bardziej jasną.
Trzeba również zadbać o oznaczenie dróg do toalety czy parkingu, by imprezujący bez przeszkód trafili w wybrane miejsce. Najlepiej gdyby na terenie, gdzie organizowane jest przyjęcie, znajdowało się miejsce postoju dla samochodów oraz plac zabaw dla dzieci (o ile będą zaproszone). Wówczas goście będą mieć wszystko w zasięgu ręki, bez potrzeby wychodzenia poza teren.
Miej plan „B”
Główny plan zakłada wyjątkowo udane przyjęcie okolicznościowe w plenerze. Jednak, kiedy coś pójdzie nie tak i brakuje wyjścia awaryjnego z sytuacji, impreza grozi katastrofą. Dlatego zawsze ważne jest, aby mieć plan „B” na każdą sytuację, która może powodować niedogodności dla gości. Nadmierny wiatr, zbyt wysoka temperatura, owady, deszcz i inne sytuacje są bardzo prawdopodobne na imprezie plenerowej.
Koniecznie musisz mieć alternatywę na każdą z tych okoliczności:
- namioty na wypadek deszczu (które są wystarczająco mocne, aby wytrzymać wiatr i opady);
- parasole dla gości (na wypadek deszczu lub intensywnego słońca);
- wiata, w której można się schować;
- restauracja z wolną salą, do której można przenieść imprezę.
Miej coś w zanadrzu, co pozwoli Ci uratować sytuację, gdy zajdzie taka potrzeba.
Dobra organizacja imprezy w plenerze – skorzystaj z pomocy
Jeśli masz trudności w samodzielnej organizacji i ustaleniu szczegółów uroczystości w plenerze, nie bój się skorzystać z profesjonalnej pomocy. Zazwyczaj w miejscu, w którym planujesz urządzić przyjęcie, jest event manager. Taka osoba chętnie pomoże Ci w zorganizowaniu wyjątkowej uroczystości. Poza tym czerpie wiedzę ze zdobytego doświadczenia, więc podpowie, na co warto zwrócić uwagę, co się sprawdza, a co nie. Pomoże również w dobraniu dekoracji oraz zaplanowaniu odpowiednich atrakcji dla gości.
Na pewno zorganizowane w odpowiednim, pięknym miejscu i z pomocą profesjonalisty, każde przyjęcie okolicznościowe w plenerze będzie wyjątkowe.
